ครั้งที่ 2 เรื่อง ระบบสารสนเทศ

1. จงบอกความหมายของข้อมูลและสารสนเทศ
- ข้อมูล (data) หรือ ข้อมูลดิบ หมายถึง ข้อเท็จจริง หรือเหตุการณ์ต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น อาจจะเป็นตัวเลข ตัวอักษร หรือสัญลักษณ์ก็ได้. ข้อมูลที่ดีจะต้องมีความถูกต้องแม่นยำ และเป็นปัจจุบัน เช่น ปริมาณ ระยะทาง ชื่อ ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ คะแนนของนักเรียน รายงาน บันทึก ฯลฯ
- สารสนเทศ หมายถึง ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ต่อการดำเนินชีวิตของมนุษย์ หรืออาจกล่าวได้ว่า สารสนเทศ เกิดจากการนำข้อมูล ผ่านระบบการประมวลผล คำนวณ วิเคราะห์และแปลความหมายเป็นข้อความที่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้
ข้อมูลแตกต่างจากสารสนเทศคือ ข้อมูลเป็น ส่วนของข้อเท็จจริง โดยได้จากการเก็บมาจากเหตุการณ์ต่างๆ สารสนเทศ คือข้อมูลที่นำมาผ่านกระบวนการเพื่อสามารถนำไปใช้ ในการตัดสินใจต่อไปได้ทันทีหรือการนำข้อมูลมาประมวลผลเพื่อการนำไปใช้งาน ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

2. จงบอกคุณสมบัติของสารสนเทศ
ตอบ 1. ความเที่ยงตรง (Accuracy) สารสนเทศขององค์การที่ดีจะต้องมีความเที่ยงตรงและเชื่อถือได้ โดยไม่ให้มีความคลาดเคลื่อนหรือมีความคลาดเคลื่อนน้อยที่สุด
2. ทันต่อความต้องการใช้ (Timeliness) สามารถนำสารสนเทศมาใช้ได้ทันทีเมื่อต้องการ ใช้ข้อมูล หรือเพื่อการตัดสินใจ ทั้งนี้เนื่องจากเหตุการณ์ต่าง ๆ ทางการบริหารทั้งภายในและภายนอกองค์การมีการเคลื่อนไหวเปลี่ยนแปลงอย่างรวด เร็ว
3. ความสมบูรณ์ (Completeness) สารสนเทศขององค์การที่ดี จะต้องมีความสมบูรณ์ที่จะช่วยทำให้การตัดสินใจเป็นไปด้วยความถูกต้อง การมีสารสนเทศที่มีปริมาณมาก ไม่ได้หมายถึงการที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิผลของการดำเนินงาน สารสนเทศที่มีมากเกินไปอาจเป็นสารสนเทศที่ไม่มีความสำคัญ เช่นเดียวกับการมีสารสนเทศที่มีปริมาณน้อยเกินไป ก็อาจทำให้ไม่ได้สารสนเทศที่สำคัญครบเพียงพอทุกด้านที่จะนำไปใช้ได้อย่างมี ประสิทธิผล และมีประสิทธิภาพ
4. การสอดคล้องกับความต้องการของผู้ใช้ (Relevance) สารสนเทศขององค์การที่ดี จะต้องตอบสนองต่อความต้องการของผู้ใช้ที่จะนำไปใช้ในการตัดสินใจได้
5. ตรวจสอบได้ (Verifiability) สารสนเทศที่ดีควรมีคุณลักษณะที่สามารถจะตรวจสอบได้โดยเฉพาะแหล่งที่มา การจัดรูปแบบการวิเคราะห์ข้อมูลที่ใช้ ทั้งนี้เพื่อให้การตัดสินใจได้เกิดความรอบคอบ
6. ความละเอียดแม่นยำ คือ สารสนเทศจะต้องมีความละเอียดแม่นยำในการวัดข้อมูล ให้ความเชื่อถือได้สูง มีรายละเอียดของข้อมูล และแหล่งที่มาของข้อมูลที่ถูกต้อง
7. คุณสมบัติเชิงปริมาณ คือความสามารถที่จะแสดงออกมาในรูปของตัวเลขได้ และสามารถเปรียบเทียบในเชิงปริมาณได้
8. ความยอมรับได้ คือ ระดับความยอมรับได้ของกลุ่มผู้ใช้สารสนเทศอย่างเดียวกัน
9. การใช้ได้ง่าย คือ ความสามารถนำไปใช้งานได้ง่าย สะดวกและรวดเร็ว ทั้งในส่วนของผู้บริหารและผู้ปฏิบัติงาน
10. ความไม่ลำเอียง ไม่ปกปิดข้อเท็จจริงบางอย่าง หรือแสดงข้อมูลที่ผิดจากความเป็นจริง
11. ชัดเจน สารสนเทศจะต้องมีความคลุมเครือน้อยที่สุด สามารถทำความเข้าใจได้ง่าย

3. ระบบหมายถึงอะไรมีกี่ประเภท
ตอบ ระบบ คือ สิ่งซึ่งประกอบขึ้นด้วยองค์ประกอบหรือหน่วยย่อยที่มีความสัมพันธ์กันและทำหน้าที่ร่วมกันเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนด
ประเภทของระบบมี 6 ประเภท ได้แก่
- ระบบเชิงกายภาพและระบบเชิงแนวคิด
- ระบบธรรมชาติและระบบที่มนุษย์สร้างขึ้น
- ระบบทางสังคม ระบบคนและระบบเครื่องจักร
- ระบบเปิดและระบบปิด
- ระบบคงที่และระบบไม่คงที่
- ระบบปรับตัวเองได้และระบบที่ปรับตัวเองไม่ได้

4. องค์ประกอบของระบบประกอบด้วยอะไรบ้าง
ตอบ - ส่วนนำเข้า ( Input)
- ส่วนกระบานการ ( Processing )
- ส่วนผลลัพธ์ ( Output )
- ส่วนป้อนกลับ ( Feedback )

5. จงวิเคราะห์แตกต่างของโครงสร้างระบบสารสนเทศทั้ง 2 แนวทาง
ตอบ โครงสร้างระบบสารสนเทศแบ่งตามระบบการบริหารนั้นจะมีโครงสร้างซึ่งยึดจากการทำงาน ของหน่วยงานต่างๆในองค์กรซึ่งมีด้วยกัน 3 ระดับ คือ การบริหารระดับสูง การบริหารระดับกลาง การบริหารระดับล่าง ซึ่งจะแตกต่างกับโครงสร้างระบบสารสนเทศแบ่งตามแหล่งที่มาของข้อมูลซึ่งจะนำ ข้อมูลที่ได้จาการประมวลผลนั้นมายึดเป็นหลักในการแบ่งโครงสร้าง

6. โครงสร้างระบบสารสนเทศแบ่งตามระบบการบริหารได้กี่ระดับ อะไรบ้าง
ตอบ แบ่งได้ 3 ระดับ 1) การบริหารระดับสูง เรียกว่า ระดับกลยุทธ์ เน้นการวางแผนระยะยาว 3 - 5ปี
2) การบริหารระดับกลาง เรียกว่า ระดับกลวิธี แผนดำเนินการ 1 ปี
3) การบริหารระดับล่าง เรียกว่า ระดับความคุมงาน เน้นการปฏิบัติงานตามแผน

7. การพัฒนาระบบกระทำได้อย่างไรบ้าง
ตอบ - ซื้อโปรแกรมสำเร็จรูปมาใช้เหมาะสำหรับงานที่มีลักษณะการทำงานมาตรฐาน
ได้แก่ ซอฟต์แวร์ตารางคำนวณใช้สำหรับจัดทำตารางคำนวณค่าต่างๆ
ซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูลเพื่อบันทึกข้อมูลต่างๆ
ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำใช้สำหรับการพิมพ์จดหมาย รายงานหรือเอกสารต่างๆ
- จ้างบริษัทซอฟต์แวร์เขียนโปรแกรมให้
- พัฒนาซอฟต์แวร์ขึ้นมาใช้เอง
ได้แก่ พัฒนาโดยเจ้าหน้าที่คอมพิวเตอร์ พัฒนาโดยผู้ใช้ระบบ

8. จงอธิบายคำว่า Information system
ตอบ หมายถึง ระบบสารสนเทศ คือ ระบบ ของการจัดเก็บ ประมวลผลข้อมูล โดยอาศัยบุคคลและเทคโนโลยีสารสนเทศในการดำเนินการ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่เหมาะสมกับงานหรือภารกิจแต่ละอย่าง

9. จงอธิบายคำว่า Management Information system
ตอบ ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information System) หรือ MIS คือระบบที่ให้สารสนเทศที่ผู้บริหารต้องการ เพื่อให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยจะรวมทั้งสารสนเทศจากภายในและภายนอก สารสนเทศที่เกี่ยวพันกับองค์กรทั้งในอดีตและปัจจุบัน รวมทั้งสิ่งที่คาดวาจะเป็นในอนาคต เพื่อให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจในการวางแผนการควบคุม และการปฏิบัติการขององค์กรได้อย่างถูกต้อง

10. จงอธิบายคำว่า Processing ในองค์ประกอบของระบบ
ตอบ เป็นส่วนซึ่งทำหน้าที่แปรสภาพหรือประมวลผล โดยอาศัย Input ของระบบ แปรสภาพให้เป็นผลลัพธ์ที่ต้องการ